Politique

La présente politique d’équité d’accès aux services vise à assurer à tous les propriétaires conventionnés, qu’ils détiennent une action du Groupement forestier de Champlain Inc., la possibilité de bénéficier des mêmes conditions et d’avoir le même accès aux services et ressources du Groupement forestier de Champlain Inc.

Principes

La politique repose sur les principes suivants :

• Les propriétaires conventionnés :
  • partagent les mêmes objectifs d’aménagement forestiers que le Groupement forestier de Champlain Inc.;
  • sont tous traités sur un pied d’égalité ;
  • ont les mêmes possibilités d’accès et d’utilisation des ressources et les services offerts par le Groupement forestier de Champlain Inc. et d’en tirer profit;
  • ont les mêmes possibilités d’accès et d’utilisation des ressources et les services offerts par le Groupement forestier de Champlain Inc. et d’en tirer profit.

• Les biens et les services du Groupement forestier de Champlain Inc. sont offerts à tout propriétaire conventionné de manière juste, respectueuse et équitable, qu’il détienne une action, qu’il fasse exécuter les travaux par les travailleurs du groupement forestier ou qu’il les réalise lui-même ou les réalise par toute personne qu’il désigne à cet effet.

• Le Groupement forestier de Champlain Inc. :
  • accueille tout propriétaire de boisé privé qui en fait la demande et dont au moins un des lots est situé sur son territoire exclusif ;
  • permet à tout nouveau propriétaire conventionné d’acquérir une action ;
  • dessert les propriétaires conventionnés selon des règles définies et adoptées par le CA et en assemblée générale annuelle ;
  • rend des comptes sur l’aide consentie aux propriétaires conventionnés selon des indicateurs définis en assemblée générale annuelle ;
  • traite les plaintes de ses membres en suivant un mécanisme défini de traitement des plaintes présenté en assemblée générale annuelle ;
  • établit les règles de distribution de ses budgets et les présente en assemblée générale annuelle.

Règles de fonctionnement

Le Groupement forestier de Champlain Inc. respecte les principes énoncés ci-dessus en mettant en œuvre les règles suivantes adoptées au préalable lors de l’assemblée générale annuelle.

Thème 1 – Accueil des nouveaux membres

• Le Groupement forestier de Champlain Inc. maintient un registre des membres et des propriétaires forestiers devenus de nouveaux membres en cours d’année de même que des propriétaires de boisés privés qui ont été invités à devenir membre mais qui n’ont pas adhéré.
• Le coût d’acquisition d’une action au moment de devenir membre est établi à 110,00$.
• Le Groupement forestier de Champlain Inc. conserve une confirmation écrite indiquant que le nouveau membre a reçu une copie de la politique d’équité d’accès aux services, qu’elle lui a été présentée et qu’il en a pris connaissance.

Thème 2 – Règles d’attribution des services

• Le Groupement forestier assure l’équité d’accès aux services en répondant aux demandes des propriétaires conventionnés en fonction des critères suivants :
  • selon l’ordre d’enregistrement des demandes (premier arrivé, premier servi);
  • en fonction des orientations du groupement approuvées en assemblée générale annuelle ;
  • en fonction de la protection des investissements sylvicoles de l’État et des objectifs qui y sont rattachés ;
  • autant que possible, selon les travaux prioritaires et la chaîne de travaux apparaissant dans les plans d’aménagement des propriétaires conventionnés ;
  • en fonction du montant annuel maximal alloué par propriétaire défini par le Groupement forestier ou l’agence ;
  • selon les priorités causées par les catastrophes naturelles ;
  • selon la rentabilité économique des travaux ;
  • en fonction des réponses des membres sollicités à réaliser des travaux ;
  • autres critères à définir et à être approuver par le conseil d’administration du Groupement forestier de Champlain Inc.

Thème 3 – Traitement des plaintes

• Le Groupement forestier de Champlain Inc. traite les plaintes formulées par ses membres de la façon suivante :
  • un processus de traitement des plaintes est mis en place;
  • un bilan des plaintes traitées et non traitées est présenté lors de l’assemblée générale annuelle et dans le rapport annuel.
  • un rapport sur tous les cas d’éthique concernant les administrateurs et les personnes apparentées, les travailleurs et les transactions concernant les lots appartenant au Groupement forestier de Champlain Inc. seront traités dans l’année et présenté lors de l’assemblée générale annuelle et dans le rapport annuel.

• Une plainte peut être formulée auprès de la direction générale et traitée par le comité d’éthique et des plaintes du Groupement forestier de Champlain Inc.
• Les plaintes sont traitées selon les procédures suivantes : Les plaintes sont transmises par écrit à la direction générale du Groupement forestier de Champlain Inc. et traitées par le comité d’éthique et des plaintes.
• Un registre des plaintes est tenu à jour, dans lequel sont consignés le nom des membres ayant formulé une plainte, la date de dépôt des plaintes, leur nature ainsi que le résultat du traitement de chacune des plaintes.

Thème 4 – Reddition de comptes

• Le Groupement forestier de Champlain Inc. rend des comptes à ses membres lors de son assemblée générale annuelle sur les éléments suivants :
  • Le montant, le nombre de propriétaires conventionnés desservis durant l’année de référence avec les budgets associés, avec la moyenne des sommes investies par propriétaires ;
  • le montant total d’aide investi chez chacun des administrateurs et les personnes apparentées et du personnel du groupement forestier de façon non-nominale.

• Les montant investis seront présentés pour chacun des administrateurs, des personnes apparentes et du personnel du Groupement forestier de Champlain inc.

Diffusion de la politique

• Pour tous les membres dûment en règle du groupement forestier, la politique sera transmise lors de la prochaine convocation à l’assemblée générale suivant l’adoption du modèle d’affaires des groupements forestiers.
• Pour tous nouveaux membres, la politique sera expliquée et transmise au moment de l’adhésion au groupement forestier.
• la politique sera également affichée dans les locaux et sur le site Web du groupement forestier ou sur le site Web de Groupements forestiers Québec lorsqu’il en est membre. Le groupement forestier doit rendre la politique accessible aux citoyens.
• Le directeur général du groupement est responsable de l’application de la politique.  Vous pouvez vous adresser à cette personne pour toutes questions.
• Le directeur général ou toute autre personne nommée par le conseil d’administration est responsable de l’application de la politique. Vous pouvez vous adresser à cette personne pour toutes questions.

Confirmation d’adoption de la politique d’équité d’accès aux services du Groupement forestier de Champlain Inc. en assemblée générale annuelle et de sa réception par le membre

La présente politique d’équité d’accès aux services a été adoptée par le conseil d’administration.

le 20 juin 2023 conformément à la résolution n^o CA-2023-452 et a été adoptée par les membres en

Assemblée générale annuelle le 25 septembre 2023 conformément à la résolution n^o AGA- 2023-475.